ビジネス用のメールを打ったことがない人にとっては、「何を書いたら」「どういう言葉遣いなら失礼じゃないかな」「書き出しや締めはどういう風に」という部分も悩みでしょう。
ChatGPTのようなテキスト生成AIを使えば、タメ口で書いたテキストも丁寧なビジネスメールに変換するお手伝いをしてくれます。
以下は例です。下記に出典元のサイトURLも記載していますので、是非ご覧ください。
伝える相手:
・建築の発注主
私の立場:
・地元の工務店
主旨:
“””
大工さんが見つからなくて
着工の見込みがつかない。
納期を守れるように、なんとかしたいから、
いま、がんばって探してる。
費用が上がるかもだけど、許してね。
だって、そうでもしないと
仕事受けてくれるひと見つからない
“””
下記を、chatGPTなどに打ち込んでみましょう
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指示文
上記の主旨の私の文章を
以下の条件を反芻しながら考えて、
同じぐらいの文字数でリライトしてください。
条件:
・敬語を使った丁寧な文体で
・相手の気分や意見を洞察して尊重して、
・前向きで、当事者意識を持って、
・必要があれば、妥当な内容を盛って、
・読みやすく文章を区切ったり、段落を分けたりして、
・自然に分かりやすく納得できるような、
・人間が書いたような文章に校正をして
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AIの回答サンプルは下記です。
建築の発注主様
いつも大変お世話になっております。地元工務店の担当者でございます。この度は、私たちが担当させていただいておりますプロジェクトについて、重要なご連絡を差し上げます。
現在、大工さんの確保に苦労しており、残念ながら具体的な着工の見込みが立たない状況です。当社といたしましては、納期を守るためにも、最善を尽くして人材を確保しようと努力しております。
しかしながら、このような市場状況においては、費用が想定よりも高くなる可能性がございます。この点につきまして、何卒ご理解とご了承を賜れますと幸いです。追加の費用は、質の高い職人を確保するために必要不可欠であり、プロジェクトの成功を保証するための投資と考えております。
この事態に対し、私どもも責任を痛感しております。誠意を持って対応させていただく所存ですので、今後とも変わらぬご支援を賜りますようお願い申し上げます。
どうぞよろしくお願いいたします。
出典元：promptia
